Umstellung auf den digitalen Rechnungsworkflow bei der Stadt Neckarsulm
Um unsere Prozesse zu beschleunigen und die Digitalisierung voranzutreiben, stellt die Stadtverwaltung Neckarsulm auf einen zentralen Rechnungseingang um.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Rechnung.
Während eine einfache PDF lediglich eine digitale Darstellung der Rechnung ist, besteht eine echte E-Rechnung aus einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Wichtig: Eine reine PDF-Datei ohne eingebettete XML-Daten gilt nach den neuen gesetzlichen Anforderungen nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Unsere unterstützten Formate
ZUGFeRD (Hybrid-Format): Die perfekte Kombination.
Eine PDF-Datei für die visuelle Prüfung mit einer integrierten, maschinenlesbaren XML-Datei
Wichtig für den Versand: Achten Sie bitte darauf, dass Ihr Buchhaltungssystem diese XML-Datei korrekt generiert und in das PDF einbettet.
Nur wenn dieser strukturierte XML-Datensatz vorhanden ist, gilt das Dokument gesetzlich als E-Rechnung.
XRechnung (rein maschinell):
Ein strukturierter XML-Datensatz für die direkte maschinelle Verarbeitung.
Der Versand erfolgt über das Portal Service-BW unter zwingender Angabe unserer Leitweg-ID: 08125065-A9359-66.
Tipp: Nutzen Sie den E-Rechnungs-Validator, um Ihre Datei vorab formal zu prüfen. Hier gelangen Sie zum E-Rechnungs-Validator:
E-Rechnungs-Validator
Hinweis zur Leitweg-ID:
Die Leitweg-ID dient als digitale Zustelladresse für Ihre E-Rechnung. Bitte stellen Sie sicher, dass diese Nummer fehlerfrei in Ihr Buchhaltungssystem eingepflegt wird.
Über diese Wege erreichen uns Ihre Rechnungen:
Bevorzugtes Format: E-Rechnung im ZUGFeRD-Format
- Schnellere Bearbeitung durch automatisches Auslesen und Verarbeiten der XML-Datei
- Lesbare PDF-Rechnung
- PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei
- E-Mail-Adresse: E-Rechnung@Neckarsulm.de
Alternativen:
- XRechnung: Reichen Sie Ihre Rechnungen über das Portal Service-BW unter Angabe unserer Leitweg-ID 08125065-A9359-66 ein.
- PDF: PDF-Rechnungen senden Sie bitte an Rechnung@Neckarsulm.de
- Papierrechnung ( nur in Ausnahmefällen): Wenn Ihnen eine digitale Übermittlung nicht möglich ist, nutzen Sie bitte die zentrale Rechnungsanschrift:
Stadt Neckarsulm
Zentraler Rechnungseingang
Amt/Abteilung/Ansprechpartner
Marktstraße18
74172 Neckarsulm
Pflichtangaben:
Folgende Informationen müssen Sie zwingend angeben:
- Zuständiger Ansprechpartner: Angabe des bestellenden Amtes oder der zuständigen Person
- Kontierung: Die Kontierung, die Ihnen bei der Bestellung oder beim Auftrag vom Amt mitgeteilt wird, muss zwingend auf der Rechnung aufgeführt sein (gut lesbar in der Kopfzeile)
- Bei E-Rechnung: BT-Felder wie folgt ausfüllen:
BT-19 (Buyer accounting reference): interne Produktnummer (erste Nummer, 8-stellig)
BT-22 (Invoice note): Ergebniskonto (zweite Nummer, 8-stellig)
Hinweise:
- Keine persönlichen E-Mail-Adressen: Wir können Rechnungen, die Sie an Mitarbeiter oder Ämter direkt versenden, nicht mehr verarbeiten. Nutzen Sie bitte ausschließlich die oben genannten E-Mail-Adressen.
- Keine Portal-Lösungen: Rechnungen und Gutschriften werden von uns nicht mehr heruntergeladen. Bitte senden Sie uns alle Rechnungen direkt zu oder setzen sich mit uns in Verbindung.
Checkliste für den Versand:
- Keine ZIP-Dateien: Senden Sie Rechnungen direkt als Datei-Anhang
- Leitweg-ID angeben: Bei XRechnungen zwingend die Leitweg-ID (08125065-A9359-66) im Feld BT-10 (Buyer Reference) angeben
- Kein Kennwortschutz: Verschlüsselte Dateien können wir nicht verarbeiten
- Dokumententrennung: Rechnungsbegründende Unterlagen (z.B. Lieferscheine, Rapporte) bitte als separate Dateien anfügen
- Prinzip "Eine Mail = eine Rechnung": Senden Sie pro E-Mail immer nur eine Rechnung (inklusive der dazugehörigen Anlagen)
